Schnellorientierung
Was eine Hausmeisterservice-Rechnung braucht
Neben den allgemeinen Rechnungsangaben gelten für Hausmeisterservice branchenspezifische Anforderungen. Ihre Rechnung sollte nachvollziehbar zeigen, welche Leistungen erbracht wurden.
Regelmäßige Objektbetreuung und Kontrollgänge
Winterdienst und Streupflichtarbeiten
Grünpflege und Außenanlagenpflege
Kleinreparaturen mit Arbeitszeit und Material getrennt
Treppenhaus- und Gemeinschaftsflächenreinigung
Fahrtkosten / Einsatzpauschale
ℹ️ Expertentipps für Hausmeisterservice
- ✅ Leistungsdatum, Objektadresse und Leistungszeitraum eindeutig angeben
- ✅ Arbeitszeit, Fahrtkosten und Materialkosten getrennt ausweisen
- ✅ Bei Privatkund:innen kann § 35a EStG relevant sein; begünstigt sind grundsätzlich Arbeitskosten, nicht Materialkosten
- ✅ Bei Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ist ein Hinweis auf den fehlenden Umsatzsteuerausweis erforderlich
- ✅ Rechnungen müssen gemäß § 14 UStG alle Pflichtangaben enthalten und 8 Jahre aufbewahrt werden
- ✅ Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG 8 Jahre aufbewahrt werden.
Rechenhilfe
Umsatzsteuer zum Rechnungsbetrag berechnen
Berechnet nur die Umsatzsteuer.
Hinweis zur Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG):
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Bitte fügen Sie folgenden Hinweis auf Ihrer Rechnung hinzu:
"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Kopierbare Vorlage
Muster einer Hausmeisterservice-Rechnung
Das Beispiel zeigt den Aufbau. Ersetzen Sie alle Werte und prüfen Sie die Angaben für Ihren konkreten Fall.
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Hausmeister-Aufträge digital abrechnen
sevDesk eignet sich für wiederkehrende Objektaufträge, fortlaufende Rechnungsnummern und digitale Belege. Arbeitszeit, Fahrtkosten und Material bleiben getrennt nachvollziehbar.
Elektronische Rechnung
Brauchen Hausmeisterservices eine E-Rechnung?
Teilweise – abhängig von Ihren Kunden. Als Hausmeisterservice haben Sie gemischte Kundenstrukturen. Für B2B-Umsätze sollten Sie die E-Rechnung frühzeitig einplanen; für reine Privatkund:innen ist sie in der Regel nicht der maßgebliche Fall.
B2B-Rechnungen: XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Format frühzeitig einplanen.
ZUGFeRD-XML kostenlos vorprüfen
Privatkund:innen: Für rein private Rechnungen ist die E-Rechnung in der Regel nicht der maßgebliche Fall.
Übergang: Die gesetzlichen Übergangsfristen sollten Sie bei der Einführung einplanen.
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Rechnungsprogramm ohne Abo: einmal zahlen, lokal nutzen
Für Hausmeisterservice, die keine monatliche Cloud-Software möchten, ist Invozilla-Solo eine schlanke Alternative: lokale Datenhaltung, einmalige Lizenz und schnelle Rechnungserstellung ohne laufende Abo-Kosten.
Besonders passend, wenn lokale Datenhaltung und Kaufversion wichtiger sind als Cloud-Automatisierung.
Passende Muster
Verwandte Rechnungsvorlagen
Je nach Auftrag, Leistungsumfang oder Spezialisierung können auch diese Muster passen.
Weitere Hilfen
Rechnung, E-Rechnung und Software richtig einordnen
Diese weiterführenden Seiten helfen bei Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, E-Rechnung und der Auswahl einer passenden Rechnungssoftware.
Kurz beantwortet
Häufige Fragen zur Hausmeisterservice-Rechnung
Wie schreibe ich eine Hausmeister-Rechnung?
Nennen Sie Auftraggeber, Objektadresse und Leistungszeitraum und führen Sie Arbeitszeit, Fahrtkosten, Material und einzelne Objektarbeiten getrennt auf. Ergänzen Sie anschließend die Pflichtangaben nach § 14 UStG und die vereinbarten Zahlungsbedingungen.
Welche Pflichtangaben muss eine Hausmeisterservice-Rechnung enthalten?
Nach § 14 UStG gehören unter anderem vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, genaue Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Zahlungsbedingungen auf die Rechnung.
Kann der Auftraggeber Hausmeisterkosten steuerlich absetzen?
Bei Leistungen in einem privaten Haushalt kann § 35a EStG relevant sein. Arbeits- und Fahrtkosten sollten getrennt von Materialkosten ausgewiesen werden. Voraussetzung sind unter anderem eine Rechnung und die Zahlung auf ein Konto des Leistungserbringers.
Wie sollten Arbeits- und Materialkosten ausgewiesen werden?
Weisen Sie Arbeitszeit, Fahrtkosten und Materialkosten möglichst getrennt aus. Das erleichtert dem Rechnungsempfänger die steuerliche Einordnung und macht die Rechnung nachvollziehbarer.
Wie rechne ich Winterdienst ab?
Winterdienst kann als eigene Position mit Leistungszeitraum, Einsatzanzahl, Objektadresse und vereinbartem Preis aufgeführt werden. Bei wiederkehrenden Einsätzen ist eine monatliche Pauschale oder eine Abrechnung je Einsatz üblich.
Kann ich als Hausmeisterservice die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Ja, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus und müssen den passenden Hinweis auf der Rechnung aufnehmen.
Brauche ich für Hausmeisterservice eine E-Rechnung?
Für inländische B2B-Rechnungen ist die E-Rechnung seit 2025 ein wichtiges Thema. Bei privaten Auftraggebern ist sie in der Regel nicht der maßgebliche Fall; bei Hausverwaltungen, Unternehmen oder gewerblichen Auftraggebern sollten strukturierte Formate eingeplant werden.