XRechnung: Format, Erstellung und Anforderungen

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein reines XML-Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland als Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt. Es basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und dem UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard.

Wichtig für Unternehmen: Seit dem 27. November 2020 sind Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes verpflichtend im XRechnung-Format einzureichen. Viele Bundesländer und Kommunen haben ebenfalls entsprechende Verpflichtungen eingeführt.

Hauptmerkmale der XRechnung

Reines XML-Format: Keine visuelle Darstellung, nur strukturierte Daten
EN 16931-konform: Erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm
Maschinenlesbar: Vollständig automatisierte Verarbeitung möglich
Validierbar: Strenge XML-Schema-Validierung gewährleistet Korrektheit
Erweiterbar: Unterstützt branchenspezifische Erweiterungen

Struktur der XRechnung

Die XRechnung basiert auf dem UN/CEFACT CII-Standard und enthält alle nach § 14 UStG erforderlichen Pflichtangaben in strukturierter Form:

Pflichtfelder

Rechnungsnummer (eindeutig und fortlaufend)
Rechnungsdatum
Lieferdatum oder Leistungszeitraum
Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
Entgelt und anzuwendender Steuersatz
Steuerbetrag

Anwendungsfälle für XRechnung

Verpflichtende Verwendung

XRechnung ist verpflichtend für:

Bundesverwaltung: Alle Rechnungen an Bundesbehörden und Bundesministerien
Länderverwaltung: Je nach Bundesland unterschiedliche Regelungen und Fristen
Kommunalverwaltung: Viele Kommunen haben XRechnung als Standard eingeführt
Öffentliche Auftraggeber: Einrichtungen des öffentlichen Rechts

Freiwillige Verwendung

XRechnung kann auch freiwillig verwendet werden für:

B2B-Rechnungen in der Privatwirtschaft (ab 2025 Pflicht für E-Rechnungen)
Konzern interne Rechnungsstellung
Internationale Geschäftsbeziehungen (EN 16931-konform)

XRechnung erstellen

Software-Lösungen

Zur Erstellung von XRechnungen benötigen Sie eine entsprechende Software:

Buchhaltungssoftware: Viele Programme unterstützen XRechnung-Export
ERP-Systeme: Moderne ERP-Systeme bieten XRechnung-Schnittstellen
Online-Dienste: Webbasierte Tools zur XRechnung-Erstellung
Konverter: Tools zur Umwandlung bestehender Rechnungen in XRechnung-Format

Hinweis zur Software-Auswahl: Achten Sie darauf, dass die gewählte Software regelmäßig aktualisiert wird und die jeweils aktuelle XRechnung-Version unterstützt. Die Spezifikation wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Validierung

Vor dem Versand sollte jede XRechnung validiert werden:

KoSIT-Validator: Offizielles Prüftool der Koordinierungsstelle für IT-Standards
Online-Validatoren: Webbasierte Prüftools verschiedener Anbieter
Software-interne Validierung: Viele Programme prüfen automatisch vor dem Versand

XRechnung vs. PDF-Rechnung

Merkmal	XRechnung	PDF-Rechnung
Format	Reines XML-Format	Visuelles Dokument
Lesbarkeit	Nur mit Viewer oder Software	Direkt lesbar
Verarbeitung	Vollautomatisch	Manuell oder mit OCR
Fehleranfälligkeit	Sehr gering	Höher durch manuelle Eingabe
Öffentliche Auftraggeber	Verpflichtend	Nicht mehr zulässig
B2B ab 2025	Zulässig	Nur bis 2027/2028

Empfang und Verarbeitung von XRechnungen

Für den Empfang von XRechnungen benötigen Sie:

Empfangsweg: E-Mail-Adresse, Portal oder direkte Systemanbindung
Viewer-Software: Zur visuellen Darstellung der XML-Daten
Buchhaltungsintegration: Automatische Übernahme in Ihr Buchhaltungssystem
Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung für 10 Jahre

Bitte beachten Sie: Die reine XML-Datei ist für Menschen schwer lesbar. Verwenden Sie einen XRechnung-Viewer oder eine Software mit Darstellungsfunktion, um den Rechnungsinhalt zu prüfen.

Häufig gestellte Fragen zur XRechnung

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das ein PDF mit eingebetteter XML-Datei kombiniert. Beide erfüllen die EN 16931-Norm, ZUGFeRD bietet jedoch den Vorteil der direkten Lesbarkeit.

Kann ich XRechnungen mit Microsoft Word oder Excel erstellen?

Nein, Standard-Office-Programme können keine validen XRechnungen erstellen. Sie benötigen spezialisierte Software, die das XML-Format nach den XRechnung-Spezifikationen generiert und validiert.

Muss ich für private Kunden auch XRechnungen ausstellen?

Nein, die E-Rechnung-Pflicht gilt nur für B2B-Umsätze. Für Privatkunden (B2C) können Sie weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwenden.

Wie kann ich eine XRechnung öffnen und lesen?

Sie benötigen einen XRechnung-Viewer oder eine Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Unterstützung. Kostenlose Viewer sind online verfügbar oder können von der KoSIT-Website heruntergeladen werden.

Welche XRechnung-Version soll ich verwenden?

Verwenden Sie immer die aktuellste Version, die Ihre Software unterstützt. Achten Sie auf regelmäßige Updates, da die XRechnung-Spezifikation kontinuierlich weiterentwickelt wird. Derzeit ist Version 3.0 aktuell.

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