Wie kann ich eine ZUGFeRD Rechnung erstellen?

Am einfachsten mit einer Rechnungssoftware, die das strukturierte Format exportiert und Pflichtfelder prüft.

Brauche ich dafür eine spezielle Software?

Für die rechtssichere Erstellung strukturierter E-Rechnungen ist Software in der Praxis empfehlenswert, weil XML-Daten korrekt erzeugt werden müssen.

ZUGFeRD Beispiel 2026: Rechnung erstellen & XML prüfen

Kostenloses Browser-Werkzeug

ZUGFeRD-XML vorprüfen

Wählen Sie eine aus einer ZUGFeRD-Rechnung extrahierte XML-Datei. Der Feldcheck sucht nach zentralen Rechnungsangaben in einer UN/CEFACT-CII-Datei und zeigt fehlende Bereiche an.

XML-Datei auswählen

Die Datei bleibt in Ihrem Browser. Sie wird nicht hochgeladen oder gespeichert.

Noch keine Datei geprüft

Der Check startet erst nach Ihrer Dateiauswahl.

Wichtig: Dieser Browser-Check ist keine vollständige ZUGFeRD-Validierung. Er prüft weder sämtliche EN-16931-Geschäftsregeln noch XSD, Schematron, PDF/A-3, XML-Einbettung oder die Übereinstimmung zwischen PDF und XML.

Praxisprüfung

ZUGFeRD-Beispiel: Diese Angaben gehören in die strukturierten Daten

Bei einer hybriden Rechnung ist der XML-Teil steuerlich maßgebend, wenn er vom sichtbaren PDF abweicht. Vergleichen Sie deshalb PDF und XML und lassen Sie das Ergebnis technisch validieren.

Prüfbereich	Beispiel	Im XML kontrollieren
Rechnungsnummer	RE-2026-0089	Eindeutige Invoice ID
Ausstellungs- und Leistungsdatum	16.08.2026 / 15.08.2026	Issue date und tatsächlicher Leistungszeitpunkt
Verkäufer und Käufer	Name, Anschrift, Steuerkennzeichen	Vollständige Stammdaten beider Parteien
Buyer reference	Kunden- oder Bestellreferenz	BT-10; im B2B keine Leitweg-ID erforderlich
Rechnungsposition	2 Std. Beratung à 95,00 EUR	Menge, Einheit, Beschreibung und Nettopreis
Steuer und Zahlbetrag	19 %, 36,10 EUR / 226,10 EUR	Steuerkategorie, Steuersatz, Steuer- und Bruttosumme

Kein valides ZUGFeRD nur durch Umbenennen: Ein normales PDF und eine separat erstellte XML-Datei werden nicht automatisch zur konformen ZUGFeRD-Rechnung. PDF/A-3, eingebettete XML, Profilregeln und Geschäftsregeln müssen zusammenpassen.

Offizielle ZUGFeRD-2.5.2-Beispiele laden (ZIP) Spezifikation und Artefakte E-Rechnung anzeigen Software vergleichen

ZUGFeRD-Beispiel Schritt für Schritt prüfen

Im offiziellen FeRD-Beispielpaket 2.5.2 liegt unter 3. EN16931/E05_Einfach/ ein einfacher Rechnungsfall. Dort finden Sie E05_01_Einfach_fx.pdf und E05_01_Einfach.xml. Die PDF enthält die strukturierten XML-Daten eingebettet; die separat bereitgestellte XML hilft beim Vergleichen. Es handelt sich um ein Lernbeispiel, nicht um eine Vorlage zum bloßen Austauschen von Namen und Beträgen.

1. Offizielles ZIP laden: Nutzen Sie den Download unten und öffnen Sie den Ordner 3. EN16931/E05_Einfach/. Wählen Sie bewusst das Profil EN16931; MINIMUM und BASIC-WL erfüllen nicht automatisch die inländischen B2B-Anforderungen.
2. PDF und XML ansehen: Öffnen Sie das PDF als Sichtbeleg. Lesen Sie die beigefügte XML über die Anlagenfunktion eines geeigneten PDF-Readers oder eines E-Rechnungs-Viewers aus. Vergleichen Sie sie mit der separaten XML aus demselben Beispielordner.
3. Felder vergleichen: Prüfen Sie Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuerbeträge und Zahlbetrag in beiden Darstellungen. Für den strukturierten Datensatz können Sie die XML in den lokalen Feldcheck oben laden.
4. Fachlich validieren: Prüfen Sie die XML mit aktuellen XSD- und Schematron-Artefakten des gewählten Profils oder einem geeigneten Validator. Der EU eInvoice Validator unterstützt die Prüfung gegen EN 16931. Bei fremden oder vertraulichen Rechnungen beachten Sie vor einem Upload die Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten.
5. PDF-Hülle getrennt prüfen: XML-Validierung allein belegt weder PDF/A-3-Konformität noch korrekte XML-Einbettung oder die Übereinstimmung von Sichtbeleg und Daten. Dafür ist ein PDF/A-/ZUGFeRD-fähiges Prüfwerkzeug nötig.

Für eigene Rechnungen: Erstellen und validieren Sie PDF und XML als zusammengehörige Rechnung in geeigneter Software. Ein bearbeitetes Muster-PDF ist keine neue valide E-Rechnung.

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ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit XML erstellen

ZUGFeRD verbindet lesbares PDF und strukturierte XML-Daten. Viele Softwarelösungen können das Format exportieren.

FastBill testenFür Freelancer, Beratung und schlanke Dienstleistungsrechnungen. sevDesk testenFür Handwerk, Handel und wiederkehrende Geschäftsprozesse. Softwarevergleich ansehenFunktionen, Formate und Auswahlkriterien im Überblick.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das ein menschenlesbares PDF-Dokument mit strukturierten XML-Daten kombiniert. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und ist in Deutschland weit verbreitet.

Kernprinzip von ZUGFeRD: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument, in das eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931 eingebettet ist. Menschen können das PDF lesen, während Software die XML-Daten automatisch verarbeitet.

Geschichte und Entwicklung

ZUGFeRD wurde erstmals 2014 veröffentlicht und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt:

Version 1.0 (2014): Erste Version mit Basis- und Comfort-Profil
Version 2.0 (2019): Anpassung an die europäische Norm EN 16931
Version 2.3.3 (2025): Harmonisierung mit Factur-X 1.07.3
Version 2.4 (2025): Aktualisierte Spezifikation und steuerliche Klarstellungen
Version 2.5 (2026): Erweiterung unter anderem für kommende Anforderungen der überarbeiteten EN 16931
Version 2.5.2 (2026): Korrigendum mit aktualisierten XSD- und Schematron-Artefakten; nach FeRD ab dem 1. September 2026 gültig

Nach den BMF-FAQ erfüllen ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen, sofern ein geeignetes Profil verwendet wird. MINIMUM und BASIC-WL sind davon ausgenommen. FeRD hat ZUGFeRD 2.5.2 am 4. August 2026 veröffentlicht und als ab 1. September 2026 gültig angekündigt.

Funktionsweise des hybriden Formats

Das Besondere an ZUGFeRD ist die Kombination von menschlicher und maschineller Lesbarkeit:

Die zwei Komponenten

PDF-Visualisierung: Das PDF zeigt die Rechnung in gewohnter Form an, wie Sie es vom Papier kennen. Es kann direkt geöffnet, gelesen und ausgedruckt werden.
XML-Daten: Im PDF ist eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Diese Daten entsprechen der EN 16931-Norm.

Duale Verarbeitung

Je nach Empfänger und dessen technischen Möglichkeiten kann eine ZUGFeRD-Rechnung unterschiedlich verarbeitet werden:

Manuelle Verarbeitung: Der Empfänger öffnet das PDF und erfasst die Daten manuell
Automatische Verarbeitung: Die Software extrahiert die XML-Daten und übernimmt sie direkt ins Buchhaltungssystem
Hybride Verarbeitung: Die Software verarbeitet die XML-Daten, während der Mensch das PDF zur Kontrolle nutzt

Praktischer Vorteil: Selbst wenn der Empfänger keine spezialisierte Software besitzt, kann er die ZUGFeRD-Rechnung problemlos als normales PDF öffnen und bearbeiten. Die automatische Verarbeitung ist optional, aber jederzeit nachrüstbar.

Vorteile und Nachteile von ZUGFeRD

Vorteile

Direkte Lesbarkeit: Das PDF kann ohne spezielle Software geöffnet und gelesen werden
Schrittweise Einführung: Unternehmen können ZUGFeRD einführen, ohne dass alle Geschäftspartner sofort umstellen müssen
Bekanntes Format: PDF ist vertraut und kann mit Standard-Viewern geöffnet werden
Archivierungsfreundlich: PDF/A-3 unterstützt Langzeitarchivierung und nachvollziehbare Ablage
Flexibilität: Unterstützt verschiedene Detaillierungsgrade durch unterschiedliche Profile
EN 16931-konform: Geeignete Profile können die Anforderungen der europäischen Norm erfüllen
Platzsparend: Nur eine Datei statt separater PDF- und XML-Dateien

Nachteile

Dateigröße: Etwas größer als reine XML-Dateien (XRechnung)
Komplexität: Zwei Datenquellen müssen konsistent gehalten werden
Validierung: Aufwendiger zu prüfen als reine XML-Formate
Spezialsoftware für Erstellung: Nicht mit Standard-Office-Programmen erstellbar

ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Vergleich

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Formattyp	Hybrides Format (PDF + XML)	Reines XML-Format
Menschliche Lesbarkeit	Ja, direkt im PDF	Nein, nur mit Viewer
Maschinelle Verarbeitung	Ja, über eingebettete XML	Ja, nativ
EN 16931-Konformität	Ja, bei geeignetem Profil ab Version 2.0.1	Ja
Dateigröße	Größer (PDF + XML)	Kleiner (nur XML)
Öffentliche Verwaltung	Je nach Vorgabe des Auftraggebers und verwendetem Profil	Standard für Bund
Privatwirtschaft	Weit verbreitet	Weniger verbreitet
Archivierung	PDF/A-3 Standard	Separate Archivierung nötig

Welches Format wählen? Beide Formate sind für die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 zulässig. ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf visuelle Darstellung legen. XRechnung ist ideal für vollautomatisierte Prozesse und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes oft verpflichtend.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen benötigen Sie geeignete Software:

Software-Optionen

Buchhaltungssoftware: Viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen ZUGFeRD-Export (z.B. DATEV, lexoffice, sevDesk)
ERP-Systeme: Umfassende Unternehmenssoftware mit ZUGFeRD-Funktion
Konverter-Tools: Software zur Umwandlung bestehender PDF-Rechnungen in ZUGFeRD-Format
Online-Dienste: Webbasierte Lösungen zur ZUGFeRD-Erstellung
Open-Source-Bibliotheken: Für Entwickler zur Integration in eigene Systeme

Erstellungsprozess

Die typische Vorgehensweise zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung:

Rechnungsdaten in der Software erfassen
PDF-Layout gestalten (meist automatisch durch Vorlage)
XML-Daten nach ZUGFeRD-Standard generieren
XML in PDF/A-3-Dokument einbetten
Validierung durchführen
ZUGFeRD-Rechnung versenden

Bitte beachten Sie: Standard-Office-Programme wie Microsoft Word oder Adobe Acrobat können keine validen ZUGFeRD-Rechnungen erstellen. Sie benötigen spezialisierte Software, die den ZUGFeRD-Standard korrekt implementiert.

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad:

Profil-Übersicht (Version 2.x)

MINIMUM: Enthält nur die absolut notwendigen Pflichtangaben
BASIC WL (Without Lines): Basisinformationen ohne Positionsdetails
BASIC: Grundlegende Informationen mit Positionsangaben
EN 16931 (COMFORT): Erfüllt die europäische Norm vollständig - empfohlen für B2B
EXTENDED: Erweiterte Informationen für komplexe Geschäftsprozesse
XRECHNUNG: Kompatibel mit dem XRechnung-Standard

Empfehlung für B2B: Verwenden Sie das Profil "EN 16931" (früher "COMFORT"), da es die europäische Norm vollständig erfüllt und somit für die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 geeignet ist.

Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen mit jedem PDF-Reader öffnen?

Ja, Sie können ZUGFeRD-Rechnungen mit jedem Standard-PDF-Reader öffnen und lesen. Die eingebetteten XML-Daten sind für den Betrachter unsichtbar, können aber von spezialisierter Software ausgelesen werden.

Ist ZUGFeRD für die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 geeignet?

Ja. Nach den BMF-FAQ erfüllen ZUGFeRD-Formate ab Version 2.0.1 grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Formatvoraussetzungen, sofern ein geeignetes Profil verwendet wird; MINIMUM und BASIC-WL sind ausgenommen.

Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von einem normalen PDF?

Ein normales PDF enthält nur die visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei, die strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten nach EN 16931 enthält.

Kann ich bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln?

Nur bedingt. Es gibt Konverter-Tools, die versuchen, Daten aus PDFs zu extrahieren und in ZUGFeRD umzuwandeln. Die Qualität hängt jedoch stark von der Struktur des Original-PDFs ab. Am besten ist es, ZUGFeRD direkt bei der Rechnungserstellung zu nutzen.

Welche ZUGFeRD-Version sollte ich verwenden?

Für eine neue Umsetzung sollte ZUGFeRD 2.5.2 mit einem zum Geschäftsvorfall passenden Profil geprüft werden. Nach FeRD ist diese Version ab 1. September 2026 gültig. Die Datei sollte vor dem Versand vollständig validiert werden.

ZUGFeRD Beispiel und Rechnung erstellen