ZUGFeRD: Das hybride E-Rechnungsformat

Inhaltsverzeichnis

Was ist ZUGFeRD?
Funktionsweise
Vorteile und Nachteile
Vergleich mit XRechnung
ZUGFeRD-Rechnungen erstellen
ZUGFeRD-Profile
Häufig gestellte Fragen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das ein menschenlesbares PDF-Dokument mit strukturierten XML-Daten kombiniert. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und ist in Deutschland weit verbreitet.

Kernprinzip von ZUGFeRD: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument, in das eine XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten nach EN 16931 eingebettet ist. Menschen können das PDF lesen, während Software die XML-Daten automatisch verarbeitet.

Geschichte und Entwicklung

ZUGFeRD wurde erstmals 2014 veröffentlicht und hat sich seitdem kontinuierlich weiterentwickelt:

Version 1.0 (2014): Erste Version mit Basis- und Comfort-Profil
Version 2.0 (2019): Anpassung an die europäische Norm EN 16931
Version 2.1 (2020): Aktuelle Version mit erweiterten Funktionen
Version 2.2 (2022): Weitere Verbesserungen und Harmonisierung

Ab Version 2.0 ist ZUGFeRD vollständig kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen für E-Rechnungen im B2B-Bereich.

Funktionsweise des hybriden Formats

Das Besondere an ZUGFeRD ist die Kombination von menschlicher und maschineller Lesbarkeit:

Die zwei Komponenten

PDF-Visualisierung: Das PDF zeigt die Rechnung in gewohnter Form an, wie Sie es vom Papier kennen. Es kann direkt geöffnet, gelesen und ausgedruckt werden.
XML-Daten: Im PDF ist eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Diese Daten entsprechen der EN 16931-Norm.

Duale Verarbeitung

Je nach Empfänger und dessen technischen Möglichkeiten kann eine ZUGFeRD-Rechnung unterschiedlich verarbeitet werden:

Manuelle Verarbeitung: Der Empfänger öffnet das PDF und erfasst die Daten manuell
Automatische Verarbeitung: Die Software extrahiert die XML-Daten und übernimmt sie direkt ins Buchhaltungssystem
Hybride Verarbeitung: Die Software verarbeitet die XML-Daten, während der Mensch das PDF zur Kontrolle nutzt

Praktischer Vorteil: Selbst wenn der Empfänger keine spezialisierte Software besitzt, kann er die ZUGFeRD-Rechnung problemlos als normales PDF öffnen und bearbeiten. Die automatische Verarbeitung ist optional, aber jederzeit nachrüstbar.

Vorteile und Nachteile von ZUGFeRD

Vorteile

Direktle Lesbarkeit: Das PDF kann ohne spezielle Software geöffnet und gelesen werden
Schrittweise Einführung: Unternehmen können ZUGFeRD einführen, ohne dass alle Geschäftspartner sofort umstellen müssen
Bekanntes Format: PDF ist vertraut und kann mit Standard-Viewern geöffnet werden
Rechtssicher: PDF/A-3 gewährleistet Langzeitarchivierung und Unveränderbarkeit
Flexibilität: Unterstützt verschiedene Detaillierungsgrade durch unterschiedliche Profile
EN 16931-konform: Erfüllt alle Anforderungen der europäischen Norm (ab Version 2.0)
Platzsparend: Nur eine Datei statt separater PDF- und XML-Dateien

Nachteile

Dateigröße: Etwas größer als reine XML-Dateien (XRechnung)
Komplexität: Zwei Datenquellen müssen konsistent gehalten werden
Validierung: Aufwendiger zu prüfen als reine XML-Formate
Spezialsoftware für Erstellung: Nicht mit Standard-Office-Programmen erstellbar

ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Vergleich

Merkmal	ZUGFeRD	XRechnung
Formattyp	Hybrides Format (PDF + XML)	Reines XML-Format
Menschliche Lesbarkeit	Ja, direkt im PDF	Nein, nur mit Viewer
Maschinelle Verarbeitung	Ja, über eingebettete XML	Ja, nativ
EN 16931-Konformität	Ja (ab Version 2.0)	Ja
Dateigröße	Größer (PDF + XML)	Kleiner (nur XML)
Öffentliche Verwaltung	Akzeptiert (ab Version 2.0)	Standard für Bund
Privatwirtschaft	Weit verbreitet	Weniger verbreitet
Archivierung	PDF/A-3 Standard	Separate Archivierung nötig

Welches Format wählen? Beide Formate sind für die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 zulässig. ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die Wert auf visuelle Darstellung legen. XRechnung ist ideal für vollautomatisierte Prozesse und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes oft verpflichtend.

ZUGFeRD-Rechnungen erstellen

Für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen benötigen Sie geeignete Software:

Software-Optionen

Buchhaltungssoftware: Viele moderne Buchhaltungsprogramme unterstützen ZUGFeRD-Export (z.B. DATEV, lexoffice, sevDesk)
ERP-Systeme: Umfassende Unternehmenssoftware mit ZUGFeRD-Funktion
Konverter-Tools: Software zur Umwandlung bestehender PDF-Rechnungen in ZUGFeRD-Format
Online-Dienste: Webbasierte Lösungen zur ZUGFeRD-Erstellung
Open-Source-Bibliotheken: Für Entwickler zur Integration in eigene Systeme

Erstellungsprozess

Die typische Vorgehensweise zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung:

Rechnungsdaten in der Software erfassen
PDF-Layout gestalten (meist automatisch durch Vorlage)
XML-Daten nach ZUGFeRD-Standard generieren
XML in PDF/A-3-Dokument einbetten
Validierung durchführen
ZUGFeRD-Rechnung versenden

Bitte beachten Sie: Standard-Office-Programme wie Microsoft Word oder Adobe Acrobat können keine validen ZUGFeRD-Rechnungen erstellen. Sie benötigen spezialisierte Software, die den ZUGFeRD-Standard korrekt implementiert.

ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad:

Profil-Übersicht (Version 2.x)

MINIMUM: Enthält nur die absolut notwendigen Pflichtangaben
BASIC WL (Without Lines): Basisinformationen ohne Positionsdetails
BASIC: Grundlegende Informationen mit Positionsangaben
EN 16931 (COMFORT): Erfüllt die europäische Norm vollständig - empfohlen für B2B
EXTENDED: Erweiterte Informationen für komplexe Geschäftsprozesse
XRECHNUNG: Kompatibel mit dem XRechnung-Standard

Empfehlung für B2B: Verwenden Sie das Profil "EN 16931" (früher "COMFORT"), da es die europäische Norm vollständig erfüllt und somit für die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 geeignet ist.

Häufig gestellte Fragen zu ZUGFeRD

Kann ich ZUGFeRD-Rechnungen mit jedem PDF-Reader öffnen?

Ja, Sie können ZUGFeRD-Rechnungen mit jedem Standard-PDF-Reader öffnen und lesen. Die eingebetteten XML-Daten sind für den Betrachter unsichtbar, können aber von spezialisierter Software ausgelesen werden.

Ist ZUGFeRD für die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 geeignet?

Ja, ZUGFeRD ab Version 2.0 mit dem Profil "EN 16931" erfüllt alle Anforderungen der E-Rechnung-Pflicht für B2B-Umsätze in Deutschland.

Wie unterscheidet sich ZUGFeRD von einem normalen PDF?

Ein normales PDF enthält nur die visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei, die strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten nach EN 16931 enthält.

Kann ich bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD umwandeln?

Nur bedingt. Es gibt Konverter-Tools, die versuchen, Daten aus PDFs zu extrahieren und in ZUGFeRD umzuwandeln. Die Qualität hängt jedoch stark von der Struktur des Original-PDFs ab. Am besten ist es, ZUGFeRD direkt bei der Rechnungserstellung zu nutzen.

Welche ZUGFeRD-Version sollte ich verwenden?

Verwenden Sie ZUGFeRD 2.1 oder höher mit dem Profil "EN 16931". Ältere Versionen (1.0) erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnung-Pflicht.

ZUGFeRD