Bei gewerblichen Immobilienkunden, Bauträgern und Hausverwaltungen sind strukturierte Rechnungen für Provisionsabrechnungen besonders praktisch.
Besonders wichtig ist das bei Rechnungen an Verkäufer, Käufer, Vermieter, Mieter, Investoren, Hausverwaltungen und Bauträger. Diese Empfänger arbeiten oft mit Buchhaltungs-, Einkaufs- oder Freigabesystemen, in denen strukturierte Rechnungsdaten schneller verarbeitet werden als PDF-Anhänge.
- XRechnung eignet sich vor allem für öffentliche Auftraggeber und streng strukturierte B2B-Prozesse.
- ZUGFeRD verbindet lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten und ist für viele Geschäftskunden praktisch.
- Bestellnummern, Projektbezug und Leistungszeitraum sollten schon in der Rechnungsvorlage sauber vorbereitet sein.
Was Sie vor der Umstellung vorbereiten sollten
Prüfen Sie, welche Kunden eine Leitweg-ID, Bestellnummer, Kostenstelle oder feste Projektreferenz verlangen. Legen Sie diese Felder in Ihrer Rechnungsroutine fest an, damit strukturierte Rechnungen nicht jedes Mal manuell nachbearbeitet werden müssen.
Für diese Berufsgruppe sollten insbesondere folgende Angaben sauber in die Rechnung übernommen werden:
- Objektadresse, Vertragsdatum und vermittelte Leistung nennen
- Provisionssatz und Berechnungsgrundlage nachvollziehbar darstellen
- Fälligkeit nach Vertragsschluss oder Mietvertragsabschluss klar angeben