Bei B2B-Aufträgen für Hausverwaltungen, Bauunternehmen und öffentliche Stellen sollten strukturierte Rechnungen früh vorbereitet werden.
Besonders wichtig ist das bei Rechnungen an Privathaushalte, Hausverwaltungen, Gewerbebetriebe, Bauunternehmen und öffentliche Einrichtungen. Diese Empfänger arbeiten oft mit Buchhaltungs-, Einkaufs- oder Freigabesystemen, in denen strukturierte Rechnungsdaten schneller verarbeitet werden als PDF-Anhänge.
- XRechnung eignet sich vor allem für öffentliche Auftraggeber und streng strukturierte B2B-Prozesse.
- ZUGFeRD verbindet lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten und ist für viele Geschäftskunden praktisch.
- Bestellnummern, Projektbezug und Leistungszeitraum sollten schon in der Rechnungsvorlage sauber vorbereitet sein.
Was Sie vor der Umstellung vorbereiten sollten
Prüfen Sie, welche Kunden eine Leitweg-ID, Bestellnummer, Kostenstelle oder feste Projektreferenz verlangen. Legen Sie diese Felder in Ihrer Rechnungsroutine fest an, damit strukturierte Rechnungen nicht jedes Mal manuell nachbearbeitet werden müssen.
Für diese Berufsgruppe sollten insbesondere folgende Angaben sauber in die Rechnung übernommen werden:
- Arbeitsstunden mit Datum, Einsatzort und kurzer Tätigkeitsbeschreibung
- Materialpositionen mit Menge, Einzelpreis und Artikelbezeichnung
- Anfahrt, Prüfprotokolle oder Messungen separat aufführen