Recruiter Rechnung Muster: Vorlage kostenlos

Kurzantwort

Was muss eine Recruiter-Rechnung enthalten?

Pflichtangaben Rechnungsnummer, Datum, vollständige Adressen, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Zahlungsziel sollten eindeutig erkennbar sein.

Steuerliche Einordnung Umsatzsteuer: In vielen Fällen gilt der reguläre Steuersatz von 19%; Ausnahmen hängen von Leistung, Kunde und gesetzlicher Grundlage ab.

E-Rechnung Bei B2B-Rechnungen ist die E-Rechnung seit 2025 ein wichtiges Thema; öffentliche und gewerbliche Auftraggeber können strukturierte Formate erwarten.

Stand: Juni 2026. Allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Schnellorientierung

Was eine Recruiter-Rechnung braucht

Neben den allgemeinen Rechnungsangaben gelten für Recruiter branchenspezifische Anforderungen. Ihre Rechnung sollte nachvollziehbar zeigen, welche Leistungen erbracht wurden.

Stellenbesetzung

Active Sourcing

Bewerbermanagement

Interviews

Vertragsabwicklung

ℹ️ Expertentipps für Recruiter

✅ Beratungsleistung detailliert beschreiben
✅ Projektzeitraum dokumentieren
✅ Bei Retainer: monatliche Abrechnung
✅ Vertraulichkeit wahren
✅ Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG 8 Jahre aufbewahrt werden.

Rechenhilfe

Umsatzsteuer zum Honorar berechnen

Berechnet nur die Umsatzsteuer.

Steuerregelung wählen:

Regelbesteuerung Kleinunternehmer (§ 19 UStG) B2B Ausland (EU / Drittland)

Nettobetrag (EUR)

Umsatzsteuer

Nettobetrag:1.000,00 EUR

Zzgl. 19% Umsatzsteuer:190,00 EUR

Bruttobetrag:1.190,00 EUR

Kopierbare Vorlage

Muster einer Recruiter-Rechnung

Das Beispiel zeigt den Aufbau. Ersetzen Sie alle Werte und prüfen Sie die Angaben für Ihren konkreten Fall.

Rechnungsmuster – Recruiter Fiktive Werte, vor Verwendung anpassen

RECHNUNG Recruiter Max Mustermann Musterstraße 12 10115 Berlin Telefon: 030 12345678 E-Mail: kontakt@beispiel.de Steuernummer: 12/345/67890 USt-IdNr.: DE123456789 (falls vorhanden) An [Firmenname / Name des Auftraggebers] [Straße und Hausnummer] [PLZ Ort] Berlin, [TT.MM.JJJJ] RECHNUNG NR. [2026-001] Projekt/Auftrag: [Projektbezeichnung / Auftragsnummer] Leistungszeitraum: [TT.MM.JJJJ] bis [TT.MM.JJJJ] Sehr geehrte Damen und Herren, für meine Beratungsleistungen im oben genannten Projekt stelle ich wie folgt in Rechnung: POSITION BETRAG ------------------------------------------------------------------ Stellenbesetzung [Betrag 1] Active Sourcing [Betrag 2] Bewerbermanagement [Betrag 3] ------------------------------------------------------------------ Zwischensumme (Netto) {{NETTOBETRAG}} {{STEUERZEILE}} ------------------------------------------------------------------ RECHNUNGSBETRAG (Brutto) {{GESAMTBETRAG}} ================================================================== Zahlungsbedingungen: Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt dieser Rechnung auf folgendes Konto: Kontoinhaber: [Name] IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00 BIC: XXXXXXXXXXX Bank: [Bankname] Verwendungszweck: Rechnung [2026-001] Vielen Dank für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift/Name] Recruiter

VollständigkeitAlle Pflichtangaben nach § 14 UStG beachten.

NachvollziehbarkeitLeistungen klar und detailliert beschreiben.

AufbewahrungRechnungen 8 Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).

Elektronische Rechnung

Brauchen Recruiter eine E-Rechnung?

Ja, für die meisten Ihrer Aufträge! Als Recruiter arbeiten Sie überwiegend mit gewerblichen Kunden. Inländische B2B-Rechnungen sollten Sie seit 2025 grundsätzlich als E-Rechnung mitdenken; für das Ausstellen gelten die gesetzlichen Übergangsfristen.

B2B-Rechnungen: XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Format frühzeitig einplanen.

Privatkund:innen: Für rein private Rechnungen ist die E-Rechnung in der Regel nicht der maßgebliche Fall.

Übergang: Die gesetzlichen Übergangsfristen sollten Sie bei der Einführung einplanen.

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Weitere Hilfen

Rechnung, E-Rechnung und Software richtig einordnen

Diese weiterführenden Seiten helfen bei Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, E-Rechnung und der Auswahl einer passenden Rechnungssoftware.

Rechnungssoftware für Selbstständige vergleichen FastBill, sevDesk und weitere Lösungen für Rechnung, E-Rechnung und digitale Abläufe. E-Rechnung für Recruiter vorbereiten Pflichten, Übergangsfristen und Formate seit 2025 kompakt erklärt. Kleinunternehmer-Rechnung für Recruiter Was bei Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis nach § 19 UStG wichtig ist. XRechnung und ZUGFeRD verstehen Welche Formate bei der elektronischen Rechnung relevant sind.

Kurz beantwortet

Häufige Fragen zur Recruiter-Rechnung

Wie kalkuliere ich als Recruiter?

Tagessätze 800-2.500 EUR je nach Spezialisierung und Erfahrung. Senior-Berater oft 1.500+ EUR/Tag.

Was ist ein Retainer-Modell?

Monatlich fixer Betrag für kontinuierliche Verfügbarkeit, oft mit definiertem Stundenkontingent.

Wie rechne ich Projekte ab?

Entweder Tagessatz oder Projektpauschale basierend auf geschätztem Aufwand und Projektumfang.