Personalberater / Recruiter Rechnung Muster: Vorlage kostenlos

Kurzantwort

Was muss eine Personalberater / Recruiter-Rechnung enthalten?

Pflichtangaben Rechnungsnummer, Datum, vollständige Adressen, Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Zahlungsziel sollten eindeutig erkennbar sein.

Steuerliche Einordnung Umsatzsteuer: In vielen Fällen gilt der reguläre Steuersatz von 19%; Ausnahmen hängen von Leistung, Kunde und gesetzlicher Grundlage ab.

E-Rechnung Bei B2B-Rechnungen ist die E-Rechnung seit 2025 ein wichtiges Thema; öffentliche und gewerbliche Auftraggeber können strukturierte Formate erwarten.

Stand: Juni 2026. Allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Schnellorientierung

Was eine Personalberater / Recruiter-Rechnung braucht

Neben den allgemeinen Rechnungsangaben gelten für Personalberater / Recruiter branchenspezifische Anforderungen. Ihre Rechnung sollte nachvollziehbar zeigen, welche Leistungen erbracht wurden.

Personalsuche

Kandidatenauswahl

Vertragsverhandlung

ℹ️ Expertentipps für Personalberater / Recruiter

✅ Rechnungen müssen gemäß § 14 UStG alle Pflichtangaben enthalten
✅ Bei Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erforderlich
✅ Aufbewahrungspflicht für Rechnungen beträgt 8 Jahre
✅ Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG 8 Jahre aufbewahrt werden.

Rechenhilfe

Umsatzsteuer zum Honorar berechnen

Berechnet nur die Umsatzsteuer.

Steuerregelung wählen:

Regelbesteuerung Kleinunternehmer (§ 19 UStG) B2B Ausland (EU / Drittland)

Nettobetrag (EUR)

Umsatzsteuer

Nettobetrag:1.000,00 EUR

Zzgl. 19% Umsatzsteuer:190,00 EUR

Bruttobetrag:1.190,00 EUR

Kopierbare Vorlage

Muster einer Personalberater / Recruiter-Rechnung

Das Beispiel zeigt den Aufbau. Ersetzen Sie alle Werte und prüfen Sie die Angaben für Ihren konkreten Fall.

Rechnungsmuster – Personalberater / Recruiter Fiktive Werte, vor Verwendung anpassen

RECHNUNG Personalberater / Recruiter Max Mustermann Musterstraße 12 10115 Berlin Telefon: 030 12345678 E-Mail: kontakt@beispiel.de Steuernummer: 12/345/67890 USt-IdNr.: DE123456789 (falls vorhanden) An [Firmenname / Name des Auftraggebers] [Straße und Hausnummer] [PLZ Ort] Berlin, [TT.MM.JJJJ] RECHNUNG NR. [2026-001] Projekt/Auftrag: [Projektbezeichnung / Auftragsnummer] Leistungszeitraum: [TT.MM.JJJJ] bis [TT.MM.JJJJ] Sehr geehrte Damen und Herren, für meine Beratungsleistungen im oben genannten Projekt stelle ich wie folgt in Rechnung: POSITION BETRAG ------------------------------------------------------------------ Personalsuche [Betrag 1] Kandidatenauswahl [Betrag 2] Vertragsverhandlung [Betrag 3] ------------------------------------------------------------------ Zwischensumme (Netto) {{NETTOBETRAG}} {{STEUERZEILE}} ------------------------------------------------------------------ RECHNUNGSBETRAG (Brutto) {{GESAMTBETRAG}} ================================================================== Zahlungsbedingungen: Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt dieser Rechnung auf folgendes Konto: Kontoinhaber: [Name] IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00 BIC: XXXXXXXXXXX Bank: [Bankname] Verwendungszweck: Rechnung [2026-001] Vielen Dank für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift/Name] Personalberater / Recruiter

VollständigkeitAlle Pflichtangaben nach § 14 UStG beachten.

NachvollziehbarkeitLeistungen klar und detailliert beschreiben.

AufbewahrungRechnungen 8 Jahre aufbewahren (§ 14b UStG).

Elektronische Rechnung

Brauchen Personalberater / Recruiter eine E-Rechnung?

Ja, für die meisten Ihrer Aufträge! Als Personalberater / Recruiter arbeiten Sie überwiegend mit gewerblichen Kunden. Inländische B2B-Rechnungen sollten Sie seit 2025 grundsätzlich als E-Rechnung mitdenken; für das Ausstellen gelten die gesetzlichen Übergangsfristen.

B2B-Rechnungen: XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Format frühzeitig einplanen.

Privatkund:innen: Für rein private Rechnungen ist die E-Rechnung in der Regel nicht der maßgebliche Fall.

Übergang: Die gesetzlichen Übergangsfristen sollten Sie bei der Einführung einplanen.

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Rechnung, E-Rechnung und Software richtig einordnen

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Rechnungssoftware für Freelancer und Dienstleister FastBill, sevDesk und weitere Lösungen für Rechnung, E-Rechnung und digitale Abläufe. E-Rechnung für Personalberater / Recruiter vorbereiten Pflichten, Übergangsfristen und Formate seit 2025 kompakt erklärt. Kleinunternehmer-Rechnung für Personalberater / Recruiter Was bei Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis nach § 19 UStG wichtig ist. ZUGFeRD für einfache E-Rechnungen Warum das hybride PDF/XML-Format für viele Dienstleister praktisch ist.

Kurz beantwortet

Häufige Fragen zur Personalberater / Recruiter-Rechnung

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Nach § 14 UStG muss eine Rechnung u.a. vollständigen Namen und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuersatz enthalten.

Kann ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Ja, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 UStG). Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus.

Was muss ich bei grenzüberschreitenden Leistungen beachten?

Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern gilt oft das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Der Leistungsempfänger schuldet dann die Umsatzsteuer in seinem Land.