Wie schreibe ich eine Rechnung als selbstständiger Hausverwalter?

Als selbstständiger Hausverwalter müssen Sie auf Ihrer Rechnung folgende Pflichtangaben nach § 14 UStG aufführen: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, genaue Leistungsbeschreibung mit Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie den Bruttorechnungsbetrag.

Was gehört auf die Rechnung eines selbstständiger Hausverwalters?

Eine rechtssichere Rechnung als selbstständiger Hausverwalter enthält: den vollständigen Firmennamen und die Adresse, die Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen, den Nettobetrag, den anzuwendenden Umsatzsteuersatz sowie den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.

Kann ich als selbstständiger Hausverwalter ein Anschreiben zur Rechnung beilegen?

Ja, ein professionelles Rechnungsbegleitschreiben als selbstständiger Hausverwalter erhöht die Zahlungsbereitschaft Ihrer Kunden, dokumentiert die erbrachten Leistungen und entspricht der deutschen DIN 5008-Norm für Geschäftskorrespondenz. Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage direkt auf dieser Seite.

Hausverwaltung (selbstständig) Rechnungsvorlage – Professionell & Kostenlos

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Steuerregelung wählen:

Regelbesteuerung Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Nettobetrag (EUR)

Umsatzsteuer

Nettobetrag:1.000,00 EUR

Zzgl. 19% Umsatzsteuer:190,00 EUR

Bruttobetrag:1.190,00 EUR

Rechnungsanschreiben – Vorlage für Hausverwaltung

Achten Sie darauf, Verwaltergebühren exakt pro Einheit (z. B. WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung) aufzuführen. Sondereigentumsverwaltungen müssen als separate Position klar von der regulären Gemeinschaftsverwaltung getrennt werden.

Als Hausverwalter sind Sie ab 2025 verpflichtet, Ihre Abrechnungen an WEG (Wohnungseigentümergemeinschaften) im E-Rechnungs-Format (XRechnung/ZUGFeRD) auszustellen. Gleichzeitig müssen Sie eingehende E-Rechnungen von Handwerkern für die WEG empfangen und verarbeiten können.

Diese Vorlage entspricht der deutschen DIN 5008 Norm für Geschäftskorrespondenz. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre tatsächlichen Daten.

Rechnungsbegleitschreiben – Hausverwaltung (selbstständig)

[Ihr Firmenname] [Ihre Straße und Hausnummer] [PLZ Ort] [Telefon] | [E-Mail] | [Website] [Ort], [Rechnungsdatum] Rechnungsnummer: [Rechnungsnummer] Rechnungsdatum: [Rechnungsdatum] Leistungszeitraum: [TT.MM.JJJJ] - [TT.MM.JJJJ] Steuernummer: [Ihre Steuernummer] (oder USt-IdNr.: [Ihre USt-IdNr.]) [Kundenname] [Kundenadresse] [PLZ Ort des Kunden] Betreff: Rechnung für Hausverwalterleistungen – Auftrag vom [Auftragsdatum] Sehr geehrte/r [Kundenname], vielen Dank für Ihr Vertrauen in unsere Fachleistungen. Gemäß unserem Auftrag vom [Auftragsdatum] haben wir die vereinbarten Hausverwalterleistungen fachgerecht und termingetreu abgeschlossen. Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt auf unser Konto: Kontoinhaber: [Firmenname] IBAN: [IBAN] BIC: [BIC] Bank: [Bankname] -------------------------------------------------- LEISTUNGSPOSITIONEN: Position 1: [Leistungsbeschreibung] [Betrag] EUR Position 2: [Leistungsbeschreibung] [Betrag] EUR Position 3: [Leistungsbeschreibung] [Betrag] EUR -------------------------------------------------- Netto-Gesamtbetrag: [Nettobetrag] EUR Zzgl. [19]% Umsatzsteuer: [Steuerbetrag] EUR -------------------------------------------------- Brutto-Gesamtbetrag (zahlbar): [Bruttobetrag] EUR -------------------------------------------------- Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Vor- und Nachname] [Position im Unternehmen] [Firmenname] --- Steuernummer: [Ihre Steuernummer] | Finanzamt: [Zuständiges Finanzamt] Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug. Aufbewahrungspflicht: Gemäß § 14b UStG sind Sie verpflichtet, diese Rechnung 10 Jahre aufzubewahren.

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Angebotsanschreiben – Vorlage für Hausverwaltung

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Angebotsbegleitschreiben – Hausverwaltung (selbstständig)

[Ihr Firmenname] [Ihre Straße und Hausnummer] [PLZ Ort] [Telefon] | [E-Mail] | [Website] [Ort], [Datum] Angebot Nr. [Angebotsnummer] [Kundenname] [Kundenadresse] [PLZ Ort des Kunden] Betreff: Angebot für Hausverwalterleistungen – [Projektbezeichnung] Sehr geehrte/r [Kundenname], herzlichen Dank für Ihre Anfrage bezüglich unserer Hausverwalterleistungen. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes unverbindliches Angebot für die fachgerechte Ausführung der gewünschten Arbeiten. Gesamtangebot (netto): [Betrag] EUR zzgl. [MwSt]% MwSt. ⚠️ Dieses Angebot ist gültig bis zum [Gültigkeitsdatum – 30 Tage nach Angebotsdatum]. Aufgrund unserer starken Auftragslage können wir eine Verfügbarkeit der genannten Konditionen und Termine nur innerhalb dieses Zeitraums garantieren. Wir empfehlen eine zeitnahe Auftragserteilung, um Ihren Wunschtermin zu sichern. Wir freuen uns auf Ihre Beauftragung. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Vor- und Nachname] [Firmenname]

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⚡ E-Rechnung-Regelung: Als Hausverwaltung stehen Sie im Zentrum der Umstellung!

Die E-Rechnungs-Pflicht trifft Sie ab 2025 in doppelter Hinsicht, da Sie sowohl als Rechnungssteller als auch als Rechnungsempfänger agieren:

Abrechnung der Verwaltergebühr (B2B): Da die von Ihnen verwalteten Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) rechtlich als gewerbliche Kunden eingestuft werden, müssen Sie Ihre Verwaltergebühren schrittweise als echte E-Rechnung abrechnen.
Rechnungseingang für Objekte: Als Verwalter sind Sie gesetzlich verpflichtet, für die von Ihnen betreuten Objekte E-Rechnungen von Handwerkern, Energieversorgern und Dienstleistern empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Eine reine Papier- oder PDF-Verwaltung ist rechtlich nicht mehr zulässig.

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Hinweis: Diese Vorlage ist für Privatkunden weiterhin verwendbar. Für B2B-Geschäfte benötigen Sie ab 2025 zwingend E-Rechnungs-Software.

ℹ️ Expertentipps für Hausverwaltung (selbstständig)

✅ Pflichtangaben auf Rechnungen: Vollständiger Name & Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum/-zeitraum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag.
✅ Kleinunternehmerregelung: Sofern Ihr Umsatz die gesetzliche Umsatzgrenze für Kleinunternehmer nicht überschreitet, können Sie nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sein – dann entfällt der Steuerausweis auf der Rechnung.
✅ Zahlungsziel: Gängig sind 14–30 Tage netto. Bei B2B-Kunden empfehlen sich Verzugszinsen gemäß § 288 BGB für Zahlungsverzug.
✅ Aufbewahrungspflicht: Rechnungen müssen gemäß § 14b UStG 10 Jahre aufbewahrt werden.