Die E-Rechnung-Pflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes und wurde vom Bundesrat am 22.03.2024 verabschiedet. Sie verpflichtet Unternehmen in Deutschland, bei B2B-Umsätzen im Inland elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 zu verwenden.
Wichtig für alle Unternehmen:
Die E-Rechnung-Pflicht betrifft alle B2B-Umsätze im Inland, unabhängig von der Unternehmensgröße, Rechtsform oder dem Jahresumsatz. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden.
Rechtsgrundlage
Die gesetzliche Grundlage bildet die Änderung des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) durch das Wachstumschancengesetz. Die Regelung dient der Digitalisierung der Wirtschaft, der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und der Harmonisierung mit europäischen Standards.
Ziele der E-Rechnung-Pflicht
Digitalisierung der Rechnungsprozesse: Vollständige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Betrugsbekämpfung: Strukturierte Daten ermöglichen bessere Kontrollen durch die Finanzverwaltung
Effizienzsteigerung: Reduzierung manueller Prozesse und Fehlerquellen
Kostenersparnis: Wegfall von Druck-, Porto- und Lagerkosten
EU-Harmonisierung: Angleichung an europäische Standards und Vorbereitung auf EU-weite Regelungen
Detaillierter Zeitplan der E-Rechnung-Pflicht
Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht erfolgt in mehreren Stufen, um Unternehmen ausreichend Zeit für die technische und organisatorische Umstellung zu geben.
01.01.2025
Empfangspflicht für alle Unternehmen
Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt für alle B2B-Umsätze im Inland, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Ihre Handlungspflichten ab 01.01.2025:
Sie müssen einen technischen Empfangsweg für E-Rechnungen einrichten (z.B. E-Mail-Adresse), über Software oder einen Viewer zum Lesen von XRechnung und ZUGFeRD verfügen, und die empfangenen E-Rechnungen GoBD-konform archivieren können.
01.01.2026
Ende bestimmter Übergangsregelungen
Einige Erleichterungen für den Versand laufen zum Ende des Jahres 2026 aus. Ab 2027 gelten strengere Vorgaben für größere Unternehmen.
01.01.2027
Versandpflicht für Großunternehmen
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro (im Vorjahr) müssen ab diesem Datum ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
Bitte beachten Sie:
Der maßgebliche Umsatz ist der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026). Dies umfasst alle steuerbaren Umsätze, nicht nur die umsatzsteuerpflichtigen.
01.01.2028
Vollständige Versandpflicht für alle Unternehmen
Ab diesem Datum gilt die E-Rechnung-Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Jahresumsatz. Alle B2B-Rechnungen im Inland müssen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Endgültige Umstellung:
Ab 2028 sind Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland nicht mehr zulässig. Ausnahmen gelten nur für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Wer ist von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?
Die E-Rechnung-Pflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, die im Inland B2B-Umsätze tätigen.
Betroffene Unternehmen
Unternehmenstyp
Empfangspflicht
Versandpflicht
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
Ab 01.01.2025
2027 oder 2028 (je nach Umsatz)
Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
Ab 01.01.2025
2027 oder 2028 (je nach Umsatz)
Einzelunternehmer
Ab 01.01.2025
2027 oder 2028 (je nach Umsatz)
Freiberufler
Ab 01.01.2025
2027 oder 2028 (je nach Umsatz)
Kleinunternehmer § 19 UStG
Ab 01.01.2025
2027 oder 2028 (je nach Umsatz)
Gemeinnützige Organisationen
Ab 01.01.2025
2027 oder 2028 (je nach Umsatz)
Betroffene Umsätze
Die E-Rechnung-Pflicht gilt für:
B2B-Umsätze im Inland: Alle Lieferungen und sonstigen Leistungen zwischen Unternehmern mit Sitz oder Betriebsstätte in Deutschland
Umsatzsteuerpflichtige Umsätze: Alle der Umsatzsteuer unterliegenden Geschäftsvorfälle
Steuerfreie Umsätze: Auch steuerfreie Umsätze (z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen) können betroffen sein
Anzahlungsrechnungen: Auch Abschlagsrechnungen und Anzahlungsrechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden
Gesetzliche Verpflichtungen
Verpflichtungen beim Empfang von E-Rechnungen
Checkliste für den Rechnungsempfang (ab 01.01.2025)
Einrichtung eines technischen Empfangswegs (E-Mail, Portal, EDI)
Bereitstellung von Software zum Lesen und Verarbeiten von XRechnung und ZUGFeRD
Integration in bestehende Buchhaltungssysteme oder manuelle Verarbeitungsmöglichkeit
GoBD-konforme Archivierung für mindestens 10 Jahre
Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen
Dokumentation der Prozesse und Prüfpfade
Verpflichtungen beim Versand von E-Rechnungen
Die Versandpflicht tritt je nach Unternehmensgröße 2027 oder 2028 in Kraft:
Formatvorgabe: Verwendung von XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931
Vollständigkeit: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen enthalten sein
Archivierung: GoBD-konforme Aufbewahrung der versendeten E-Rechnungen für 10 Jahre
Prüfpflicht: Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit vor Versand
Übergangsregelungen
Um Unternehmen Zeit für die Umstellung zu geben, wurden großzügige Übergangsregelungen geschaffen. Diese ermöglichen eine schrittweise Einführung der E-Rechnung-Pflicht.
Übergangsregelungen für den Rechnungsversand (2025-2026)
Während der Übergangsphase bis Ende 2026 gelten folgende Erleichterungen:
Papierrechnungen mit Zustimmung: Papierrechnungen sind weiterhin zulässig, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt
PDF-Rechnungen mit Zustimmung: Auch einfache PDF-Rechnungen (ohne strukturierte Daten) können versendet werden, sofern der Empfänger einwilligt
Sonstige elektronische Formate: Andere elektronische Formate sind ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers möglich
EDI-Verfahren: Bestehende EDI-Verfahren nach § 2 der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung bleiben übergangsweise zulässig
Wichtig:
Die Zustimmung des Empfängers kann stillschweigend erfolgen (z.B. durch Annahme der Rechnung), sollte aber dokumentiert werden. Ab 2027 bzw. 2028 entfallen diese Übergangsregelungen.
Freiwillige frühzeitige Umstellung
Unternehmen können bereits vor den gesetzlichen Pflichtfristen freiwillig auf E-Rechnungen umstellen. Dies bietet mehrere Vorteile:
Mehr Zeit für Tests und Optimierung der Prozesse
Frühzeitige Realisierung von Effizienzgewinnen und Kostenersparnissen
Wettbewerbsvorteil durch moderne, digitale Prozesse
Vermeidung von Last-Minute-Stress vor den Pflichtfristen
Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht
Nicht alle Rechnungen fallen unter die E-Rechnung-Pflicht. Es gibt einige wichtige Ausnahmen:
Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
Die E-Rechnung-Pflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatpersonen (Verbraucher) sind von der Pflicht ausgenommen und können weiterhin in beliebiger Form erstellt werden:
Papierrechnungen
PDF-Rechnungen per E-Mail
Kassenbons
Quittungen
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (Brutto) sind von der E-Rechnung-Pflicht ausgenommen. Diese können weiterhin als Papierrechnung oder PDF erstellt werden.
Hinweis zur Kleinbetragsregelung:
Die Grenze von 250 Euro bezieht sich auf den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Bei Überschreitung dieser Grenze greift die E-Rechnung-Pflicht.
Fahrausweise
Fahrausweise im Sinne des § 34 UStDV (z.B. Tickets für öffentliche Verkehrsmittel) sind von der E-Rechnung-Pflicht ausgenommen.
Grenzüberschreitende Umsätze
Die E-Rechnung-Pflicht gilt nur für B2B-Umsätze im Inland. Für grenzüberschreitende Umsätze gelten weiterhin die allgemeinen Vorschriften:
Innergemeinschaftliche Lieferungen: Keine E-Rechnung-Pflicht (außer bei Lieferungen an öffentliche Auftraggeber in anderen EU-Ländern)
Export in Drittländer: Keine E-Rechnung-Pflicht
Reverse-Charge-Fälle: Keine E-Rechnung-Pflicht, wenn der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der E-Rechnung-Pflicht kann verschiedene rechtliche und steuerliche Konsequenzen haben.
Steuerrechtliche Folgen
Mögliche Konsequenzen:
Rechnungen, die nicht den formalen Anforderungen entsprechen, können den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährden. Dies bedeutet, dass der Leistungsempfänger möglicherweise keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Vorsteuerabzug gefährdet: Formal fehlerhafte Rechnungen können den Vorsteuerabzug beim Empfänger ausschließen
Nachforderungen durch das Finanzamt: Bei systematischen Verstößen können Nachzahlungen und Zinsen fällig werden
Bußgelder: Die Finanzverwaltung kann bei vorsätzlichen oder fahrlässigen Verstößen Bußgelder verhängen
Verlust von Geschäftspartnern: B2B-Kunden könnten Rechnungen ablehnen, wenn diese nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen
Prüfung durch die Finanzverwaltung
Die Finanzverwaltung wird die Einhaltung der E-Rechnung-Pflicht im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrollieren. Dabei werden insbesondere geprüft:
Verwendung der richtigen Formate (XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931)
Vollständigkeit der Pflichtangaben nach § 14 UStG
Ordnungsgemäße Archivierung nach GoBD
Einhaltung der Fristen (Empfangspflicht ab 2025, Versandpflicht ab 2027/2028)
Unser Rat:
Nehmen Sie die E-Rechnung-Pflicht ernst und beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung. Die anfänglichen Investitionen in Software und Schulungen sind deutlich geringer als mögliche Sanktionen und der Verlust des Vorsteuerabzugs.
Vorbereitung für Ihr Unternehmen
Eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen erfordert sorgfältige Planung und rechtzeitige Vorbereitung.
Schritt-für-Schritt Handlungsplan
1. Analyse der aktuellen Prozesse
Erfassen Sie Ihre bestehenden Rechnungsprozesse: Wie viele Rechnungen versenden und empfangen Sie? Welche Software nutzen Sie aktuell? Wo liegen potenzielle Schwachstellen?
2. Fristen prüfen
Stellen Sie fest, ab wann Sie verpflichtet sind, E-Rechnungen zu versenden (2027 oder 2028). Die Empfangspflicht gilt bereits seit 01.01.2025.
3. Software auswählen
Wählen Sie eine geeignete Software-Lösung, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Prüfen Sie die Integration in Ihre bestehenden Systeme.
4. Tests durchführen
Testen Sie die E-Rechnung-Erstellung und -Verarbeitung ausführlich. Senden Sie Testrechnungen an ausgewählte Geschäftspartner.
5. Mitarbeiter schulen
Schulen Sie alle betroffenen Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen. Erstellen Sie Anleitungen und Prozessdokumentationen.
6. Geschäftspartner informieren
Kommunizieren Sie die Umstellung rechtzeitig an Ihre Kunden und Lieferanten. Klären Sie die bevorzugten Übermittlungswege.
Erfolgsfaktor Zeit:
Beginnen Sie mindestens 6-12 Monate vor Ihrer Versandpflicht mit der Umstellung. Dies gibt Ihnen ausreichend Zeit für Softwareauswahl, Tests, Schulungen und die Behebung unvorhergesehener Probleme.
Checkliste für die Umstellung
Ist-Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse durchgeführt
Relevante Fristen für mein Unternehmen identifiziert
E-Rechnungs-Software ausgewählt und beschafft
Empfangsweg für E-Rechnungen eingerichtet (E-Mail, Portal)
Integration in Buchhaltungssysteme getestet
Visualisierungssoftware für XRechnung installiert
Archivierungslösung (GoBD-konform) implementiert
Mitarbeiter geschult und Dokumentation erstellt
Geschäftspartner über Umstellung informiert
Testphase mit ausgewählten Partnern durchgeführt
Notfallplan für technische Probleme erstellt
Verfahrensdokumentation für Betriebsprüfung vorbereitet
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung-Pflicht
Ab wann gilt die E-Rechnung-Pflicht in Deutschland?
Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt ab dem 01.01.2025 für alle B2B-Umsätze im Inland. Die Versandpflicht wird stufenweise eingeführt: ab 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro und ab 01.01.2028 für alle anderen Unternehmen.
Welche Unternehmen sind von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?
Alle Unternehmen, die B2B-Umsätze im Inland tätigen, sind betroffen. Dies umfasst Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Einzelunternehmer, Freiberufler und auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Rechtsform oder Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle.
Was passiert bei Nichteinhaltung der E-Rechnung-Pflicht?
Bei Nichteinhaltung der E-Rechnung-Pflicht können verschiedene Konsequenzen eintreten: Die Rechnung erfüllt möglicherweise nicht die formalen Anforderungen für den Vorsteuerabzug, es können Bußgelder verhängt werden, und im Extremfall kann der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger gefährdet sein. Die genauen Sanktionen werden durch die Finanzverwaltung festgelegt.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht?
Ja, es gibt einige Ausnahmen: Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin in Papierform oder als PDF erstellt werden. Fahrausweise im Sinne des § 34 UStDV sind ebenfalls ausgenommen. Für grenzüberschreitende Umsätze gelten besondere Regelungen.
Welche Übergangsregelungen gelten bis 2027/2028?
Bis zur vollständigen Einführung der Versandpflicht dürfen Rechnungen noch als Papierrechnung, PDF oder in sonstigen elektronischen Formaten versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. EDI-Verfahren nach § 2 der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung bleiben bis 2027 zulässig. Unternehmen können jedoch bereits vor den Pflichtfristen freiwillig auf E-Rechnungen umstellen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Ja, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind grundsätzlich von der E-Rechnung-Pflicht betroffen, wenn sie B2B-Umsätze im Inland tätigen. Die Versandpflicht greift je nach Jahresumsatz ab 2027 oder 2028. Weitere Details finden Sie auf unserer Seite E-Rechnung für Kleinunternehmer.
Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?
In Deutschland sind zwei Formate zugelassen: XRechnung (reines XML-Format) und ZUGFeRD (hybrides PDF/XML-Format). Beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen an Geschäftskunden senden?
Einfache PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten sind nur noch bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Ab 2027 bzw. 2028 (je nach Unternehmensgröße) müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD versendet werden. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen unterliegen wie alle Rechnungen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG und § 147 AO. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen, d.h. die Rechnungen müssen unveränderbar, vollständig nachvollziehbar und jederzeit verfügbar gespeichert werden.
Benötige ich für E-Rechnungen eine spezielle Software?
Ja, Sie benötigen Software, die E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann. Viele moderne Buchhaltungsprogramme bieten diese Funktionen bereits. Einen Überblick über geeignete Lösungen finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnung Software.